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営業の業務とは?七つの営業機能を把握して営業業務を改善

営業活動は、契約のみ特化した時間配分が、理想的ですよね?
朝から晩まで、受注(契約)のみ集中できたら、どんなに売上は伸びることでしょう?
しかし、どうしても、営業に伴う業務が発生します。
その、営業の業務とは?

営業の業務例[1]売ることは営業機能の六段階目

営業活動には、受注(契約)交渉へ至るまで、5つの機能があることを、ご存じですか?
販売機能は、6段階目。
営業活動は、1~7段階すべてですから、販売のみ(六段階目だけ)ではありません。に表にしますと、
  1. パブリシティ機能(告知紹介)商品の告知。「こんな商品を売っています」と知らせること
  2. リストアップ機能(発掘探索)見込み客の発掘。新規客になりそうな擬似客を記録して再接触に備えること
  3. コンタクト機能(接触継続)①覚えてもらうため ②信用してもらうため ③受注するために接触を繰り返すこと
  4. リサーチ機能(問題発見)お客さまが抱えている問題や、希望、願いを見つけ出し、それで正解かどうか確認すること
  5. プランニング機能(問題解決)希望が叶って満足しうる方法を伝えること。主に自社の取扱商品で。
  6. セールス機能(販売契約)商品と代金を交換すること。
  7. フォロー機能(再販再訪)関連商品も売ること。継続受注すること。新規客を優良顧客化すること。
一般的には、以上の7段階が、営業活動の機能です。(もちろん例外も沢山あります)

1~6の六段階に時間の概念は無関係

初会で、いきなり、六段階目の「セールス」へ至ることもあります。
一般的には、六段階目のセールス活動を、営業活動と解釈している場合が多いようですが、それはそれで自由。各社それぞれの解釈です。
ただし、販売と、営業を、混同したままですと、売ること(六段階目のみ)が営業だと勘違いしてしまいます。
営業=販売ですね。このように、ひとくちに営業といっても、

契約へ至るまでには、6つの機能があり、販売後のフォローまでの7段階

を、
  • すべて一人の営業マンで担う営業部もあれば
  • 担当ごとに分ける営業部も
あります。たとえば、宅配便のセールス・ドライバーのように、電話の受付を、ドライバー個人の携帯電話へ集約させるほうが、

エリア別では機動力

があって効率的です。しかし、エリアが無関係なのに、何もかも一人の営業マンへ集約させると、売上金を稼ぐ重要なポジションの営業マンが、

雑用係になってしまう危険性

がありますので、営業マンには営業マンの仕事(契約)をしてもらうために、六段階目の受注・契約・販売以外は、別の担当者が分担し、営業業務の効率化を図ります。

OJTの名のもとに新人を先輩の付け人に

して、営業の雑務は新人の仕事にして(社員教育にして)いる企業も多いようです。

業務の改善例[1-1]営業マンの負担を軽減する組織

営業業務の分掌化営業マンには営業マンの仕事(契約・受注)をしてもらうために、
  • アウトバウンド(電話セールス)をテレマーケティング会社へ外注し、
  • アポイントが取れた場合のみ営業マンが動く仕組みや
  • 飛び込み訪問は外部の営業会社(やアルバイト)に任せ
  • 二度目の訪問は自社の営業マンに
任せている企業があります。ただし、これでは、テレマーケティング会社や、営業会社への支払いが多くなってしまいますから、
  • 社内にアポインターを雇って、テレアポと、セールスを分離している企業や、
  • 営業マンが効率的にアポイントを取るために、リストを社外から買っている企業や、
  • 営業活動そのものをセールスレップや営業代行へ外注している企業
等があります。それらの中には、
  • 新規客の獲得は外注
  • 既存客の維持は社内の営業部
というように分け、
  • 社内の営業(中小企業の主に社長)は、接待係(ゴルフ等)
  • 営業マンには新規開拓を担当させず、新規獲得は広告(人間以外)を用い
  • 営業マンは事実上の配達係(ルートセールス等)
このように、アウトソーシングを上手に利用して、営業機能を分掌化し、営業マンの負担を軽減している組織は結構あります。専任を雇用し人件費を固定費化にするよりも、経営負担が少なく済みます。

営業の業務例[2]書類作成は営業マン以外に

事務処理営業の業務は、業種業態によって、様々ですが、どこの営業部にも共通するのは、

見積書や請求書等の書類の作成

です。取引金額の合意あっての契約(受注)ですから、一部の例外を除くと、見積書は必須ですし、請求書を出さなければ、入金がありません。

事務処理は、どうしても付きもの

です。その見積書を作る間、営業マンは外回り(受注活動)を休止し、机の前に座っていなければなりませんし、見積り金額が大きくなればなるほど、見積書の作成に費やす時間は多くなります。そこで、事務を分掌化し、それらの営業事務を、営業マンから解放してあげるのも戦略です。

業務の改善例[2-1]事務は内勤社員に

建設会社の中には、見積部という部署を作り、営業マンに代って見積書を作成し、営業業務を援けています。ゼネコン級のプロジェクトでなくても、ある社員数名のソフト開発会社では、見積書と請求書の作成を、営業の業務に任せ、たった一人の

営業マンが直行直帰できる体制

を整えています。たった一人の営業マンは、中小企業の社長が多く、「こういう見積書を作ってくれ」と、出先から電話やメールで、業務、兼 経理、兼 総務、兼 電話番の内勤社員へ指示を出し、外回りの時間を確保しています。

営業の業務例[3]納品業務を営業活動に含める

通常は、受注した商品を納入して、一連の受注活動(営業活動)が終結します。納品物が大きければ、納品業務を外注せざるを得ませんが、納品物が小さい場合、納品業務を、営業マンが兼務する企業もあり、

納品機会を深耕のチャンス

と考えていて、あえて、営業活動と、納品業務を、一体化している企業もあります。

営業の改善例[3-1]納品は専任

納品業務の分掌化納入=顔出し(営業活動)という解釈で、納品をセールスの一環とする企業もあれば、納品をセールスと切り離し、

専任の配達スタッフに任せたり、宅配便に任せたりする

会社もあります。注文が入ってくるのを待つ「待ち受け営業」や、既存顧客の注文を聞いて回る「御用聞き営業」ならば、納入=営業活動ですから、営業マンが、納品業務を兼務するのは効果的です。たわいのない雑談の中に、次の注文が含まれることもあるからです。一方、

新規顧客の開拓に重きを置く企業では営業活動=新規回り

ですので、業務担当が、納入を手配したり、業務担当が、自ら納入して、セールス部隊を支援しています。

[営業の業務と改善]まとめ

営業の業務というと、

  • 電話番や、
  • 資料送付や、
  • FAX送信など

営業事務を指す場合が多いようですが、

事務よりも業務のほうが役割は広域

で、業務の役割は、コンタクト・ポイント(顧客接点)である重要な営業マンに、

契約交渉に専念できる時間を確保させてあげること

です。ある統計によると、営業マンが契約交渉に割ける時間は、一日の1/10だそうですから、1日の勤務時間帯が10時間と仮定すると、六段階目の

契約活動できるのは正味たった一時間

です。どうしても移動時間は避けられませんので、残りの9/10を、
  • 移動や
  • 会議や
  • 業務や
  • 事務処理
に費やしている模様です。もちろん、平均値ですから、もっと多い営業マンもいれば、少ない営業マンもいるでしょうが、いずれにしても、

契約交渉という貴重な時間を、一分一秒でも確保

してあげて、営業成績を高められるように支援するのが、営業業務の役割です。その内容は、各社の

営業戦略によって異なります

から、経営者が、どんな営業戦略を採用しているか?各企業の営業体制によって異なります。