営業の業務とは?七つの営業機能を把握して営業業務を改善

営業活動は、契約のみ特化した時間配分が理想的です。朝から晩まで、受注(契約)交渉のみ集中できたら、どんなに売上は伸びることでしょう。しかし、どうしても、営業に伴う業務が発生します。では、営業の業務とは?

営業の業務例[1]売ることが営業活動だと勘違い

営業機能(セールスフロー)営業活動には、受注(契約)交渉に至るまで、5つの機能があります。販売機能が、6段階目。営業は1~7段階すべてですから、販売とは異なります。

  1. パブリシティ機能(告知紹介)商品の告知。「こんな商品を売っています」と知らせること
  2. リストアップ機能(発掘探索)見込み客の発掘。新規客になりそうな擬似客を記録して再接触に備えること
  3. コンタクト機能(接触継続)①覚えてもらうため ②信用してもらうため ③受注するために接触を繰り返すこと
  4. リサーチ機能(問題発見)見込み客が抱えている問題や希望を見出し、それで正解かどうか確認すること
  5. プランニング機能(問題解決)希望が叶って満足しうる方法を伝えること(主に取扱商品で)
  6. セールス機能(販売契約)商品と代金を交換すること。

1~6の六段階に時間の概念は無関係7フォロー機能(再販再訪)関連商品も売ること。継続受注すること。新規客を優良顧客化すること。一般的には、六段階目の「販売」活動を「営業」活動と解釈している場合が多いようです。それはそれで構いません。各社それぞれの解釈なので。ただし、販売と、営業を、混同したままですと、売ること(六段階目のみ)が営業だと勘違いしてしまいます。営業=販売ですね。このように、ひとくちに営業といっても、

契約へ至るまでには、6つの機能があり、販売後のフォローまでの7段階

を、すべて一人の営業マンで担う営業部もあれば担当ごとに分ける営業部もあります。たとえば、宅配便のセールス・ドライバーのように、電話の受付を、ドライバー個人の携帯電話へ集約させるほうが、エリア別では(機動力が上がって)効率的です。しかし、エリアが無関係なセールスなのに、何もかも一人の営業マンへ集約させると、売上金を稼ぐ重要なポジションの営業マンが、雑用係になってしまう危険性があります。なので、営業マンには営業マンの仕事(契約)をしてもらうために、営業以外は、別の部署が分担し、営業業務の効率化を図ります。

業務の改善例[1-1]営業マンの負担を軽減する組織

営業業務の分掌化営業マンには営業マンの仕事(契約・受注)をしてもらうために、アウトバウンド(電話セールス)をテレマーケティング会社へ外注し、アポイントが取れた場合のみ営業マンが動く仕組みや飛び込み訪問は外部の営業会社(やアルバイト)に任せている企業があります。ただし、これでは、テレマーケティング会社や、営業会社への支払いが多くなってしまいますから、

社内にアポインターを雇って、テレアポと、セールスを分離

している企業や営業マンが効率的にアポイントを取るために、リストを社外から買っている企業や営業活動そのものをセールスレップや営業代行へ外注している企業等があります。それらの中には、

  • 新規客の獲得は外注
  • 既存客の維持は社内の営業部

というように分け、

  • 社内の営業(主に社長)は接待係(ゴルフ等)
  • 営業マンには新規開拓を担当させず、新規獲得は広告(人間以外)を用い
  • 営業マンは事実上の配達係(ルートセールス等)

このように、アウトソーシングを上手に利用して、営業機能を分掌化し、営業マンの負担を軽減している組織は結構あります。

営業の業務例[2]書類作成は営業マン以外に

事務処理営業の業務は、業種業態によって、様々ですが、どこの営業部にも共通するのは、見積書や請求書等の書類の作成です。取引金額の合意あっての契約(受注)ですから、一部の例外を除くと、見積書は必須ですし、請求書を出さなければ、入金がありません。事務処理は、どうしても付きものです。その見積書を作る間、営業マンは外回り(受注活動)を休止し、机の前に座っていなければなりませんし、見積り金額が大きくなればなるほど、見積書の作成に費やす時間は多くなります。そこで、事務を分掌化し、それらの営業事務を、営業マンから解放してあげるのも戦略です。

業務の改善例[2-1]事務は内勤社員に

建設会社の中には、見積部という部署を作り、営業マンに代って見積書を作成し、営業業務を援けています。ゼネコン級のプロジェクトでなくても、社員数名のソフト開発会社では、見積書と請求書の作成を、営業の業務に任せ、たった一人の営業マンが、直行直帰できる体制を整えています。たった一人の営業マンは、社長が多く、「こういう見積書を作ってくれ」と、出先から電話やメールで、業務、兼経理、兼総務、兼電話番の内勤社員へ指示を出し、外回りの時間を確保しています。

営業の業務例[3]

納品業務通常は、受注した商品を納入して、一連の受注活動(営業活動)が終結します。納品物が大きければ、納品業務を外注せざるを得ませんが、納品物が小さければ、納品業務を、営業マンが兼務する企業もあり、その納品機会を、深耕のチャンスと考えていて、あえて営業活動と納品業務を一体化している企業もあります。

営業の改善例[3-1]

納品業務の分掌化納入=顔出し(営業活動)という解釈で、納品をセールスの一環とする企業もあれば、納品をセールスと切り離し、配達スタッフに任せたり、宅配便に任せたりする会社もあります。注文が入ってくるのを待つ「待ち受け営業」や、既存顧客の注文を聞いて回る「御用聞き営業」ならば、納入=営業活動ですから、営業マンが、納品業務を兼務するのは効果的です。たわいのない雑談の中に、次の注文が含まれることもあるからです。一方、新規顧客の開拓に重きを置く企業では、営業活動=新規回りですので、業務担当が納入を手配したり、業務担当が自ら納入して、セールス部隊を支援しています。

[営業の業務と改善]まとめ

営業の業務というと、電話番や、資料送付や、FAX送信などの営業事務を指す場合が多いようですが、事務よりも、業務のほうが役割は広域です。業務の役割は、コンタクト・ポイント(顧客接点)である重要な営業マンに、契約交渉に専念できる時間を、確保させてあげることです。ある統計によると、営業マンが契約交渉に割ける時間は、一日の1/10
だそうですから、1日の勤務時間帯が10時間と仮定すると、

営業活動できるのは、正味、たった一時間

です。どうしても移動時間は避けられませんので、残りの9/10を、

  • 移動や
  • 会議や
  • 業務や
  • 事務処理

に費やしている模様です。もちろん、平均値ですから、もっと多い営業マンもいれば、少ない営業マンもいるでしょう。いずれにしても、

契約交渉という貴重な時間を、一分一秒でも確保

してあげて、営業成績を高められるように支援するのが、営業業務の役割です。その内容は、各社の営業戦略によって異なりますから、経営者が、どんな営業戦略を採用しているか?営業体制によって異なります。